Как выбрать онлайн кассу и не разорится на покупке

В соответствии с законом 54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны при расчетах с клиентами использовать кассовый аппарат.

Не важно была оплата наличными или по карте, кассовый чек обязаны выдать в любом случает.

Если вы продаете: топливо, алкоголь, одежду, обувь и прочий товар опадающий под обязательную маркировку, то без кассового аппарата работать просто-напросто не получиться.

Что такое онлайн-касса

В РФ касса – это специальное устройство, с помощью которого фиксируется выручка предприятия и передается в налоговые органы для контроля.

Как работает онлайн-касса

1. при оплате за наличные или безналом клиентом кассир с помощью цифровой клавиатуры вносит сумму покупки или услуги в кассовый аппарат.
2. информация о расчете шифруется и записывается в специальный блок памяти, который установлен внутри кассы. Он называется фискальный накопитель, или попросту ФН.
3. после шифровки информации данные в режиме онлайн через интернет отправляются к оператору фискальных данных (ОФД), где они и хранятся.
4. после совершения операции на кассе выходит кассовый чек. Чек передается клиенту, как факт совершения сделки. Клиент вправе попросить чтобы чек был отправлен ему в электронном виде. Например на электронную почту или СМС.
5. налоговая инспекция при проведении проверке или возникающих вопросах о выручке предприятия запрашивает изначально информацию у ОФД

Какие траты вы будете нести при использовании онлайн-кассы

1. стоимость кассового аппарата – все зависит от модели.
2. установка и замена фискального накопителя. ФН имеет ограниченный срок службы – 15 или 36 месяцев. При работе с маркированным товаром ФН должен быть специального образца.
3. оплата услуг оператора фискальных данных. Тариф идет на выбор от 1 дня и до 36 мес. Онлайн касса без договора с ОФД может проработать только 30 дней! Отправка СМС сообщений оплачивается отдельно от основного договора.
4. интернет – онлайн-касса, должна быть подключена к интернету. Подключение зависит от конкретной модели кассового аппарата. Например: WiFi, Ethernet или GPRS.

Какие онлайн-кассы бывают

Всего существует три типа кассовых аппаратов: автономные, смарт-терминалы и фискальные регистраторы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством операций и ассортиментом товаров будет выгодно выбрать онлайн-кассу такого типа.

Смарт-терминалы представляют собой планшеты с кассовым узлом в едином корпусе, на которых уже установлена кассовая программа. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов, банковский терминал и пр. Дополнительное подключение к ПК для добавления товара или обновления не нужно. Так как программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Стоит отметить что у многих производителей смарт-терминалов есть личный кабинет клиента (пользователя онлайн-кассы), с помощью которого можно добавлять товар или вести администрирование.

Фискальный регистратор подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. К плюсам можно отнести: использование различных программ для работы кассира с различным функционалом и точной настройкой под ваши нужды. Так что если у вас есть компьютер и программное обеспечение, то выберите онлайн-кассу этого типа.

Какую онлайн-кассу выбрать

Для начала ответьте на вопросы по вашему бизнесу

1. Чем ваш бизнес занимается – товары или услуги. Если товар, то не попадает ли он под обязательную маркировку.
2. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? Кассир в супермаркете и курьер, доставляющий заказы, будут использовать две разные модели.
3. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Кому не надо использовать в 2021 году онлайн-кассу

1. Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.
2. Организации и ИП, которые:

• продают журналы и газеты, но не менее 50% от общего оборота продукции;
• предоставляют питание воспитанникам детсадов и учащимся школ во время занятий;
• торгуют в разнос или на ярмарках;
• продают безалкогольные разливные напитки или мороженое;
• ремонтируют обувь
• и многие другие.

Какой штраф грозит за не применение онлайн-кассы

Если по закону вы должны пробивать чеки с помощью онлайн-кассы, если вы игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьей 14.5 КоАП.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

За каждую операцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Не стоит забывать что к выдаваемому чеку тоже есть определенные требования. Например: время должно соответствовать реальному, должно быть указано наименование товара или услуги, ФИО кассира и прочие реквизиты.

Что выгоднее аренда онлайн-кассы или покупка

Если у вас сезонный бизнес или разовый, то вероятнее всего вам будет выгоднее взять кассу в аренду. Но в кассе установлен фискальный накопитель который активируется один раз и стоимость которого фиксированная по всей территории РФ (P.S. плюс-минус есть небольшая разницы). Поэтому если вы взяли кассу в аренду на 1 месяц, то стоимость ФН необходимо будет оплатить полную.

Примерная стоимость аренды онлайн-кассы от 2300 рублей, в зависимости от производителя и модели, при условии что договор вы будете заключать на 1 год.

При аренде – вы платите фиксированную цену ежемесячно и все, все проблемы по вводу в эксплуатацию, подключению к ОФД, ремонту и прочему берет на себя арендодатель онлайн-кассы.

Вы настроились работать на постоянной основе, тогда аренда не для вас. В аренду обычно сдают смарт-терминалы и выбор моделей их не велик. Для мелкого бизнеса, например парикмахерской, будет дешевле купить автономную кассу. Так как если сложить арендные платежи за год, то получается что стоимость  купленной кассы отобьется через 9-10 месяцев.

Если вы работаете с маркированным товаром, то аренда тоже не вариант, т.к. на смарт терминалах работа с маркировкой оплачивается отдельно, что увеличивает стоимость аренды.

Хотим отметить что смарт-терминалы имеют ограниченный функционал по бонусным системам, системе лояльности, работе с сторонним программным обеспечением (Например товароучетной программой).

Поэтому если вы хотите все хорошо и по взрослому сделать, то приобретайте фискальный регистратор и специальное программное обеспечение.

Если у вас нет времени вникать во все тонкости применения онлайн-касс, то обратитесь к профессионалам своего дела и мы подберем вам оптимальный вариант кассового аппарата.